Datenschutzerklärung

Verantwortlicher:
CTK GmbH, Am Sommerwald 194, 66953 Pirmasens
E-Mail: info@ctk.works
Telefon: +49 (0)6331 228 38 83

1. Zweck der Datenverarbeitung
Die Landingpage ermöglicht die Registrierung von Mitarbeitenden zu §20 SGB V-zertifizierten Präventions- und Gesundheitskursen im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements (§ 3 Nr. 34 EStG). Verarbeitet werden:

• Name, Vorname
• E-Mail-Adresse
• Geburtsdatum
• Zugehöriges Unternehmen (BGF-Firma)
• Kursauswahl und Buchungsdaten
• Kursfortschritt und Teilnahmebescheinigung (zur Weitergabe an den HR-Bereich des Unternehmens)
• Logging-Daten (z. B. Login-Versuche, Sicherheitsereignisse)

2. Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung: Kursbuchung und -durchführung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse: Betrieb der Plattform und technische Sicherheit inkl. Logging)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erstellung steuerlicher Nachweise gemäß § 3 Nr. 34 EStG)

3. Rollen und Verantwortlichkeiten

• CTK GmbH: Plattformbetreiber und Verantwortlicher für Hosting und technische Verarbeitung.
• HR-Abteilungen der Unternehmen: Verantwortliche für die Freigabe und Bestätigung der Mitarbeitenden.

4. Sicherheit & Kommunikation

• SSL/TLS-verschlüsselte Datenübertragung
• Hosting auf deutschen Servern (ISO 27001-zertifiziert)
• Automatisierte kursbezogene E-Mails (Bestätigung, Kursstart, Freischaltung neuer Einheiten, Erinnerungen bei Inaktivität wie z. B. nach 10 Tagen ohne Anmeldung, Abschlussbenachrichtigungen, Evaluationseinladungen) – diese sind Bestandteil der Vertragserfüllung.
• Optional: Freiwillige Einwilligung zur Kontaktaufnahme durch das Partnerstudio für Firmenfitness-Angebote vor Ort.
• Protokollierung von Logins und Sicherheitsereignissen zur IT-Sicherheit.

Wir hosten die Inhalte unserer Website bei folgendem Anbieter:

Externes Hosting
Diese Website wird extern gehostet. Die personenbezogenen Daten, die auf dieser Website erfasst werden, werden auf den Servern des Hosters / der Hoster gespeichert. Hierbei kann es sich v. a. um IP-Adressen, Kontaktanfragen, Meta- und Kommunikationsdaten, Vertragsdaten, Kontaktdaten, Namen, Websitezugriffe und sonstige Daten, die über eine Website generiert werden, handeln.

Das externe Hosting erfolgt zum Zwecke der Vertragserfüllung gegenüber unseren potenziellen und bestehenden Kunden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und im Interesse einer sicheren, schnellen und effizienten Bereitstellung unseres Online-Angebots durch einen professionellen Anbieter (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sofern eine entsprechende Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TTDSG, soweit die Einwilligung die Speicherung von Cookies oder den Zugriff auf Informationen im Endgerät des Nutzers (z. B. Device-Fingerprinting) im Sinne des TTDSG umfasst. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Unser(e) Hoster wird bzw. werden Ihre Daten nur insoweit verarbeiten, wie dies zur Erfüllung seiner Leistungspflichten erforderlich ist und unsere Weisungen in Bezug auf diese Daten befolgen.

Wir setzen folgende(n) Hoster ein:

plusserver GmbH
Venloer Straße 47
50672 Köln
Deutschland

Auftragsverarbeitung

Wir haben einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) zur Nutzung des oben genannten Dienstes geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass dieser die personenbezogenen Daten unserer Websitebesucher nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.

5. Empfänger & Datenweitergabe

• HR-Abteilung des Unternehmens: Zugriff auf Teilnahmebescheinigungen zur steuerlichen Dokumentation (§ 3 Nr. 34 EStG)
• Partnerstudio: Zugriff auf Registrierungsstatus, Kursfortschritt (ohne Gesundheitsdaten) sowie die Angabe, ob ein Interesse an Firmenfitness-Angeboten besteht. Bei erteilter Einwilligung dürfen Partnerstudios diese Information nutzen, um Mitarbeitende telefonisch oder per E-Mail zu Firmenfitness-Angeboten zu kontaktieren.
• Externer E-Mail-Dienstleister zur Versendung automatisierter Transaktionsmails als Auftragsverarbeiter.

6. Speicherdauer

• Registrierung und Kursdaten: Löschung 12 Monate nach Kursende
• Teilnahmebescheinigungen: Speicherung gemäß steuerlichen Anforderungen (10 Jahre)
• Kommunikations- und Versandprotokolle (E-Mail): 12 Monate
• Logging-Daten: 6 Monate

7. Betroffenenrechte

• Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit
• Rechte können per E-Mail an info@ctk.works geltend gemacht werden.
• Beschwerderecht bei: LfDI Rheinland-Pfalz

8. Cookies

• Einsatz ausschließlich technisch notwendiger Cookies für Session-Management